外国客户要英文报价单怎么做
外国客户要英文报价单，核心不是把中文价格表简单翻译成英文，而是做成一份客户能直接核算、比价和内部审批的正式文件。通常用 Excel 或 PDF 制作，包含产品信息、价格、交期、付款方式、贸易条款和有效期，再通过邮件或 WhatsApp 发给客户。
先确认报价口径，再动手做单
收到英文询盘后，不要只问客户“要多少数量”，还要先判断贸易场景。义乌国际商贸城商户常见的情况是：客户在店里或图册上选了多款小商品，门店向工厂核价，外贸公司或跟单人员再整理成英文报价单。这里面容易出错的是包装规格、箱规、起订量和运费责任。
报价前至少确认六项内容：产品名称和型号、材质或关键参数、单个产品及内外包装尺寸、装箱数量、毛净重、目标数量。价格条款要写清币种，如 USD；贸易术语可写 EXW、FOB Ningbo、CIF 等；付款方式常见 T/T 30% deposit, 70% before shipment；交期写收到定金后多少天。报价有效期也建议写上，因为原材料、汇率和海运会变化。
英文报价单应包含什么
一份实用的英文 quotation 通常包括：卖方公司名称、联系人、电话、邮箱、地址；客户公司名称和联系人；报价日期、报价单号；表格主体包括 Item、Photo、Product Name、Model No.、Specification、MOQ、Unit Price、Quantity、Amount；下方写 Trade Terms、Payment Terms、Delivery Time、Validity、Remarks。
产品描述不要只写“cup”“bag”这种泛称，尽量写具体，例如“20oz stainless steel vacuum tumbler, matte black, custom logo available”。客户要求定制时，要标明 logo 工艺、包装定制费用、打样费和模具费是否可退。多款式混装时，要写每款起订量和总箱数，避免客户按随意比例下单。
格式上，Excel 适合客户改数量、算金额；PDF 适合正式确认，避免格式错乱。实际做法通常是两个都发：Excel 方便采购核算，PDF 用于留档。文件名建议用“客户名-Quotation-产品-日期”，不要只发“报价单最新版”。
从厂家资料到客户报价
很多商户的原始资料来自厂家微信：Excel、图片、PDF 图册、聊天里的几句价格都有。跟单要做的是把这些信息统一成客户能看懂的英文格式，而不是直接转发厂家文件。厂家单价、内盒数量、外箱体积、港口费用、利润率和汇率要分开核算，尤其 FOB、CIF 报价不能只按出厂价换算。
如果产品多、图片杂，可以借助工具减少整理时间。例如「淘肯AI」由浙江淘肯人工智能科技有限公司开发，在手机上、微信里就能用，可以把厂家发来的 Excel、图片、PDF 报价单整理成能报给客户的表格，把聊天记录里的客户和询价信息归到一起，也能生成客户点开即可查看的多语言电子图册。它解决的是资料归集和初步整理问题，价格条款、费用核算仍需要业务人员判断。
发送时注意沟通细节
给老外发报价单，邮件标题可写“Quotation for xxx – Company Name”。正文简要说明附件内容、价格条款和有效期，并提示客户如有目标数量可重新核价。通过 WhatsApp 发送时，PDF 比 Excel 更适合手机查看，但重要订单仍建议补一封邮件。
客户不回复不一定是价格问题，可能是在等终端客户确认、比较供应商或销售季未到。跟进时可围绕具体问题沟通，例如是否需要调整包装、是否需要样品、目标数量是多少，比反复问“how is the order”更容易获得反馈。报价单发出后，内部也要保存版本，避免后续客户确认时出现新旧价格不一致。